Privacy Statement

Privacy Statement Wieler Toer Club Maarssen

Wieler Toer Club Maarssen (hierna te noemen WTC Maarssen) heeft als vereniging tot doel om het fietsen in groepen mogelijk en aantrekkelijk te maken. We organiseren daarom regelmatig activiteiten en evenementen. Om dit doel te kunnen bereiken en als vereniging goed te kunnen functioneren, verwerken wij persoonsgegevens van onze clubleden, (contactpersonen van) sponsoren, leveranciers en andere samenwerkingspartners en bezoekers van onze website.

Het bestuur van WTC Maarssen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacy Statement geven we je informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Mocht je vragen hebben over dit Privacy Statement, kan je hier contact met ons opnemen.

Wij doen er alles aan om de privacy van onze clubleden en andere genoemde personen en partijen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij zullen ons in alle gevallen houden aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen ‘AVG’). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, welke doeleinden en (type) persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
  • De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor deze doeleinden.
  • Dat wij uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor de verwerking van persoonsgegevens als dit wettelijk vereist is.
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op zullen wijzen en deze zullen respecteren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, verwerken wij jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Van clubleden registeren wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • (Pas)foto (op vrijwillige basis)

Verder hebben wij inzage in bankrekeningnummers bij het verwerken van de betalingen. Voor leden betreft het hier het betalen van contributie.

Van sponsoren, leveranciers en lobbycontacten verwerken wij de naam van de contactpersoon, de adresgegevens van de betreffende organisatie en het telefoonnummer waarop de contactpersoon bereikbaar is.

Door onze website te bezoeken, worden ook (persoons)gegevens van je verzameld door middel van  cookies. De cookies kunnen je locatie bepalen, IP-adres, internetbrowser en apparaat type inzien en analyses maken van je activiteiten op onze Website. Voor meer informatie verwijzen we je naar de paragraaf Cookies.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van clubleden verwerken wij voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Het afhandelen van bestellingen van clubkleding

De juridische basis hiervoor is de lidmaatschapsovereenkomst resp. koopovereenkomst met WTC Maarssen (van een koopovereenkomst is sprake wanneer er clubkleding wordt besteld via WTC Maarssen).

  • Informatieverstrekking o.a. via de website, e-mail en whatsapp incl. clubblad (de Pedaleur) en digitale nieuwsbrief
  • Inschrijven voor clubactiviteiten
  • Het verzenden van uitnodigingen voor en de verslaglegging van (verenigings)bijeenkomsten
  • Archivering voor historische doeleinden

Het clubblad en de digitale nieuwsbrief inclusief elektronische berichten over nieuwe clubevenementen die georganiseerd worden, krijg je alleen van ons wanneer je aangegeven hebt deze te willen ontvangen (en jij daarvoor dus toestemming hebt gegeven). Jij kan je hiervoor desgewenst ieder moment weer afmelden.

Met behulp van de ledenlijst op het besloten van onze website stellen wij je in staat contact te leggen met clubgenoten (eventuele foto’s worden door leden op eigen initiatief geplaatst).

De verwerking van persoonsgegevens in verband met de inschrijving voor clubactiviteiten, het verzenden van uitnodigingen voor ledenvergaderingen, het maken van verslagen van deze vergaderingen en het opbouwen van een archief voor historische doeleinden is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen als vereniging.

Persoonsgegevens van leveranciers, sponsors, lobbycontacten en geïnteresseerden worden verwerkt voor

  • Administratieve doeleinden incl. financiële administratie
  • Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten

Persoonsgegevens van bezoekers van onze website die het contactformulier hebben in gevuld, worden verwerkt voor

  • Het in behandeling nemen en beantwoorden van vragen via het contactformulier op onze website

Voor zover wij bij de verwerking van jouw persoonsgegevens derden inschakelen, zoals een hostingpartij, website ontwikkelaar en aanbieder van diensten voor het verzamelen en gedetailleerd weergeven van statistieken met betrekking tot het gebruik van onze website (Google Analytics), sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Hiermee wordt de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd. Daarbuiten worden door ons geen persoonsgegevens aan derden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan. Jouw persoonsgegevens zullen door ons in geen geval worden doorgegeven naar organisaties buiten de EU, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland wanneer deze geen passend beschermingsniveau bieden, tenzij

  • daarvoor ondubbelzinnige toestemming is gegeven of
  • er voor de doorgifte van de persoonsgegevens gebruik wordt gemaakt van een ongewijzigd door de Europese commissie goedgekeurd modelcontract, waarmee een (naar Europese maatstaven) passend beschermingsniveau van de persoonsgegevens is gewaarborgd
  • de persoonsgegevens worden doorgegeven op grond van het EU-VS Privacy schild. Dit is het geval bij Google Analytics en de aanbieder van de tool waarmee nieuwsbrieven kunnen worden verstuurd en mailinglijsten kunnen worden beheerd.
  • er sprake is van een vergunning of een van de andere in de AVG genoemde uitzonderingen.

 

Minderjarigen

Op dit moment bestaat WTC Maarssen uitsluitend uit leden van 18 jaar en ouder. Mochten er in de toekomst minderjarige leden bij komen met een leeftijd onder de 16 jaar, zullen wij hun persoonsgegevens enkel en alleen verwerken indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Cookies

WTC Maarssen gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies via Google Analytics die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Bewaartermijn

Als WTC Maarssen bewaren wij jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is. Persoonsgegevens van clubleden worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd, met uitzondering van bepaalde financiële gegevens die wettelijk 7 jaar bewaard moeten blijven.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn de volgende:

  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen
  • Wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Leden die op basis van een bestuursfunctie of andere bijzondere functie persoonsgegevens verwerken zijn tot geheimhouding verplicht op basis van een vrijwilligersovereenkomst
  • Alle overige leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van hun persoonsgegevens

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens die in ons bezit zijn. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) voor het toezenden van informatie via e-mail of post. Je doet dit door gebruik te maken van de afmeldknop of ons hierover een bericht te sturen.

Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we je hierover contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.

Versie: mei 2018