We zijn met elkaar een fantastisch fietsvoorjaar gestart, wat een weer! Veel activiteiten zijn al weggefietst en er gaan er nog vele komen.
Als club hebben we echter ook andere zaken te regelen. Je zult ongetwijfeld al hebben gehoord van de AVG, dat staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze nieuwe privacywetgeving gaat a.s. vrijdag in en geldt in de hele Europese Unie voor alle organisaties die met persoonsgegevens te maken hebben. En daar valt WTC Maarssen ook onder. Om de activiteiten als club uit te kunnen oefenen en onze doelstelling om het fietsen in groepen te bevorderen, hebben wij de beschikking over jouw persoonsgegevens. Daar zullen ook wij zorgvuldig en volgens de nieuwe privacywetgeving mee om moeten gaan.
Door een klein team van onze eigen clubleden is er sinds begin dit jaar serieus werk van gemaakt om te voldoen aan deze privacywetgeving. Er zijn inmiddels vele uren aan voorbereiding in gaan zitten, allemaal bedoeld om uiteindelijk AVG-proof te worden. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een aanvraag bij de Stichting AVG voor verenigingen voor een zogenaamde ‘AVG Verklaring’, die inhoudt dat wij als WTC Maarssen verklaren dat wij voldoen aan alle eisen die aan ons op basis van de AVG worden gesteld. Die verklaring hebben wij inmiddels mogen ontvangen. Die eisen komen er op neer dat er een aantal zaken gaan veranderen voor onze leden.
Privacy Statement
Wij hebben voor onze vereniging een nieuw privacy beleid vastgesteld. Om alle betrokkenen hierover te informeren, staat er vanaf nu op onze website een nieuw Privacy Statement. Hierin staat vermeld hoe wij als club omgaan met de gegevens van leden, sponsoren, leveranciers en bezoekers van onze website. In verband hiermee zal ook het clubreglement worden aangepast met een bepaling over de omgang met persoonsgegevens. Dit zal aan jullie ter goedkeuring worden voorgelegd in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering (ALV. Hiermee voldoen we aan een belangrijk criterium voor de AVG.
Foto’s op de website
Ook beeldmateriaal, zoals foto’s op onze website, worden aangemerkt als persoonsgegevens, wanneer daar personen herkenbaar op zijn afgebeeld. Omdat de openbaarmaking van dergelijk beeldmateriaal ervaren kan worden als een inbreuk op de privacy, hebben wij de aanmeldprocedure voor nieuwe leden aangepast en vragen wij eenmalig om toestemming voor plaatsing hiervan door ons in het openbare gedeelte van de website (denk bijvoorbeeld aan de homepage). Voor foto’s die in principe door elk clublid kunnen worden geplaatst in het besloten gedeelte van de website (d.w.z. achter de inlog) ligt dat anders. Daarvoor geldt dat het de verantwoordelijkheid van het betreffende clublid is om te verifiëren of daar geen bezwaar tegen is. Om dit ook voor bestaande leden goed te regelen, zal dit onderwerp op de agenda van de eerstvolgende ALV worden gezet.
Instanties en vrijwilligers die met persoonsgegevens van leden werken
Op grond van de AVG moet er ook een overzicht worden bijgehouden van o.a. alle persoonsgegevens die wij verzamelen, waarvoor wij deze verzamelen (doeleinden) en wie de ontvangers zijn. Dit overzicht is opgesteld. Tevens hebben wij aan vrijwilligers gevraagd die persoonsgegevens voor ons verwerken, zoals bestuurders en de beheerder van de website om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Dat klinkt serieus, maar is vooral bedoeld om mensen bewust te maken van een zorgplicht, namelijk het zorgvuldig omgaan met de gegevens van andere leden. Met bedrijven die WTC Maarssen inschakelt voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals onze webhosting partij Finalwebsites, Google (voor Google Analytics) en Mailchimp (de partij die verzending van nieuwsbrieven faciliteert) hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de omgang met persoonsgegevens.
Nieuwsbrieven
In een nieuwe aanmeldprocedure voor nieuwe leden vragen wij voortaan ook om toestemming voor het verzenden van zgn. gemengde nieuwsbrieven. Dit zijn nieuwsbrieven die deels een commercieel karakter hebben omdat daarin uitingen zijn opgenomen van bijvoorbeeld onze sponsors. Hoewel wij dergelijke nieuwsbrieven nu nog niet verzenden, sluiten wij niet uit dat dit in de toekomst het geval zal zijn. Wil je onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Vanaf nu ontvang je onze nieuwsbrieven via Mailchimp. Hierdoor bieden wij je op eenvoudige wijze de mogelijkheid je hiervoor af te melden. Om dit ook goed te regelen voor bestaande leden komen wij op dit onderwerp terug tijdens de eerstvolgende ALV.
Voor wat betreft mededelingen die gedaan worden met betrekking tot de ALV geldt het voorgaande niet. Als bestuur moeten wij leden hierover kunnen blijven informeren en zo alle leden de gelegenheid te geven te reageren. Berichten over de ALV zullen onder andere via de Pedaleur en via de website bekend worden gemaakt, maar ook in een directe, afgeschermd mailbericht naar de leden.
Zo merken jullie dat er toch wel wat veranderingen nodig zijn om als club klaar te zijn voor de AVG. Veranderingen die het resultaat zijn van veel onderzoek en hard werken. Als bestuur durven we dan ook wel met trots te stellen dat wij als een van de eerste sportclubs in Nederland zijn die de AVG heeft ingevoerd en over een AVG-verklaring beschikt. Een speciaal dankwoord is daarom op zijn plaats. Erik Luttik en Eric Schoonderwoerd en vooral met grote hulp en inzet van Irene van Halewijn, hebben deze prestatie mogelijk gemaakt. Van de specialistische kennis van Irene op dit gebied, die zij ook op freelance basis inzet, heeft WTC Maarssen veel voordeel gehad. Dus mochten er in jullie omgeving nog mensen zijn die worstelen met het invoeren van de AVG, kunnen we haar van harte aanbevelen!
Dit alles laat zien dat vele handen licht werk maken en het bestuur is nog steeds op zoek naar jou, in de rol van bestuurder/penningmeester. Wil je ons komen helpen deze toffe club met ons samen te ondersteunen, neem dan contact op met Ward via voorzitter@wtcmaarssen.nl.
Namens het bestuur,
Ward, Jeroen, Erik, Jennifer en Eric
